普段働いている職場で忘年会や特定のパーティーといったイベントを開催することがありませんか。
そんなとき、イベント中の企画を外注するわけにもいかず、予算内で、社員のだれかが幹事をして、企画をたてることになります。
幹事に慣れた人であれば良いのですが、そうでない場合、どうしたらいいか迷ってしまいます。
何度かこのような経験をした私が、試行錯誤で幹事業をした経験をお伝えします。
イベントの企画を考える前に幹事が考えること
まず考えるべきことは、以下の通りです。
予算はいくら／
イベント会場（下見、雰囲気の設定）／
料理・ドリンクは／
司会は（幹事自身、それ以外？）／
イベント中に必要な道具類は／
イベント中の企画は（ゲーム・景品？）／
手伝ってもらえる人の確保は／
予算によって選ぶ会場も変わってきます。
また、目的によっても選ぶべき会場が変わります。
忘年会なのか、退職お疲れ様パーティーなのか、によって選ぶべき会場の雰囲気が決まります。
予算にも密接に関係しますが、どのような料理にするかも重要です。
コース料理なのか、立食形式なのか、食べ放題なのか、といった観点です。
司会進行は、幹事さんが行うことが多いですが、もし他の人が行うなら、予めその人に交渉する必要があります。
例えば、イベント中にケーキを使ってお祝いするのであれば、ケーキやろうそく、ライターなどが必要です。
イベント中にゲームなどを行うのであれば、その道具も必要です。景品を付けるなら、景品を購入しておく必要があります。
ビンゴゲーム、ジェスチャーゲームなど、いろいろとありますが、それに応じて準備する道具も変わります。
イベント中、なにかと人手が必要になります。
写真撮影をするのであれば、だれかに依頼する必要があります。
・企画で使う景品について
楽天などで、「景品 セット」で検索すると、便利なパック商品が用意されています。景品を選ぶのが面倒なとき、非常に役立ちます。
＜例えば楽天でこんな商品＞
＜例えばアマゾンでこんな商品＞
＜例えばヤフーショッピングでこんな商品＞
イベントまでの準備期間中に幹事が考えること
イベントでは、通常、だれかが、一言あいさつします。あらかじめ幹事から打診しておかないと、いきなり依頼されても当人が困ります。
企画をする場合も、お手伝いしてもらう人には、あらかじめ幹事から声をかけておく必要があります。
直前あるいは当日に企画してもらう人に幹事が考えること
何時から会場に入ることができるのか、確認が必要です。
当日の会場でなければリハーサルができない場合もあります。
当日の出席者（大勢）が会場につかないうちに、リハーサルを終える必要があります。
イベントの進行表を予め作成しておくと、幹事は安心です。もし、参加メンバーにも進行表を配る必要があれば、けっこう大変な作業が発生します。
当日に必要な物（小道具など）をリストアップして忘れ物ないようにします。
イベントが終わった時に幹事が考えること
イベント会場に忘れ物がないか確認します。企画をすると小道具を使うため、小道具が忘れ物になる場合もあります。
当日に会計をするのであれば、幹事がお金を支払います。現金のみしか使えないのであれば、大金を持ち運ぶことになります。
もし、会計が事前に済んでいれば、特に心配はいりません。
いずれにしても、領収書は、必ずもらうようにします。
社内での経費処理に必要です。
写真や動画を会場で撮った場合、撮った画像などを会社で共有化することもあります。
まとめ
イベント全体を通して、イベントの最初から終わりまでイメージして、その時点ごとにイメージを膨らませて、必要なものを想定していくことが重要です。
一言でいいますと、イメトレをどれだけできるか、にかかってきます。
